Kokemuksia bullet journalista ja GTD:stä

Oon jo vuosia yrittänyt saada tehtäviäni jotenkin hallintaan ja stressiä pois harteilta. Projekti ontuu ja yskii samanaikaisesti. Just tälläkin hetkellä mun pitäis olla tossa 1 metrin päässä äänittämässä musiikkeja yhteen projektiin, mutta ei, täällä vain kerään inspiraatiota blogien maailmasta vaikka deadlineen on alle kolme tuntia. Ajattelin sitten, että ehkä vielä pieni lisäkirjoitus aiheesta, ja sitten sen jälkeen ehkä… Tai kunhan olen avannut kotiviinin...

Ensimmäiseksi kokeilin GTD:tä (Getting Things Done), missä koitetaan napata mielen perukoille nakertamaan pyrkivät hommat kiinni verekseltään ennen kuin ne sinne ehtivät. Yritin, kokeilin, mutta ei. Kerta kaikkiaan en vain ole riittävän järjestelmällinen! Ei systeemi ole toimiva, jos systeemi ei valvo minua vaan minun on valvottava systeemiä! En pysty! Ahdistun ajatuksesta, että pitäisi kerran viikossa osata istua aloilleen ja käydä kaikki läpi: mitä sähköposteja on rästissä, mitä hommia tekemättä jne. Tai niin kuvittelin. Sillä tuo kaikkihan on juuri sitä, mitä edelleen yritän tehdä. Ainoa apu, joka voi oikeasti auttaa.

GTD:stä lukiessani törmäsin ekaa kertaa bullet journaleihin. Näin hienon nelkivihkoisen systeemin netissä, ja koitin askarrella itselleni sellaisen ruutuvihkoista ja rautalangasta. Eihän siitä mitään tullut, hyvin epäinspiroivaa… Kerta kaikkiaan vaan liian järjestelmällisen tuntuista sekin!

Nyttemmin, kun olen taas kokeillut BJ:tä, tuntuu, että epäjärjestelmällisyyshän siinä enemmän haittaa. Ettäkö pystyisin elämään päivääni eteenpäin häiriintymättä siitä, että minulla on koko ajan taskussa epämääräinen kirjanen, jossa on listassa kaikki asiat sekaisin. Jossa pitää osata käyttää oikeaa merkintätapaa, ettei mene sekaisin. Jossa pitää jotenkin onnistua siististi kirjoittamaan asiat yhdelle riville juuri kun olisi elämässä jotain jännääkin jännempää meneillään. Ja jaksaa aina laittaa jotkut sivunumerot muistiin…

Mutta. Sitten tajusin, että oikeasti, nämä kaksi voi ihan vaan yksinkertaisesti yhdistää ilman mitään systeemejä! Muutama perusväline ja -teesi tälle omalle järjestelmälleni, joka on kai molempia ja samalla ei kumpaakaan:

1. Hittoon sivunumerot!

a) Kännykän muistiinpanoista löytää haulla sen mitä etsii.

b) Samoin Macin haulla, joka on pelastus, toimii nopeasti kuin unelma! Saa vielä avattuakin pikanäppäimillä, tällä hetkellä mulla on cmd+välilyönti komentona. Siihen vaan nakuttamaan "liikemäärä" ja haku läväyttää näkyviin tiedoston, johon olen kerännyt vuosien varrella oivalluksia ja ajatuksia liikemäärästä. Mikä aivojen jatke! Kyllä mä vielä opin elämässä muistamaan kaiken mitä tarvitsee, jos vaan kirjotan asiat orjallisesti Texturiin ja sitten ongelmatilanteessa koitan nostaa tuon tekstisivun mieleeni. Äsken loin tiedoston nimeltä "vuosi 2020" ja sinne yhden rivin "seura xxx täyttää xxx vuotta". Nyt harkitsen, että perustaisin joka viikkonumerolle oman tiedoston sitä mukaa kun uusia viikkoja alkaa tai jollekin viikolle ilmaantuu sovittuja menoja ja tehtäviä.

c) Muistikirjaan tai paperilapuille voi raapustaa fysiikan kaavoja, jos katsoo tarpeelliseksi. Kannattaa vaan muistaa, että ne jää sitten kotiin pyörimään tielle, mutta niin jäisi se bullet journalkin. Kannattaa mieluummin kirjoittaa asiat kalenteriin.

2. Itse asiassa, hittoon koko bullet journal!

Tarvitset vain a) kalenterin ja b) post it-laput. Et tarvitse mitään hitsin muistiinpanosivuja ja ties mitä kirjasia. Kirjaa kalenteriin tai kännykän muistiinpanoihin kaikki mahdollinen päivän aikana mieleen tuleva, ja pura päivän lopuksi tietokoneen tekstitiedostoihin. Mulla on valtavan kokoisia post it -lappuja, joilla voi peittää melkein koko sivun kalenterista niin että sivu menee täydestä muistiinpanosivuna. Kun lappu täyttyy ja sen sisällön siirtää muualle, voi raapustella taas uudelle post it -lapulle tai vaikka klemmarilla kiinnitetylle lapulle.

Kalenterille mulla on nykyään muutama kriteeri, jotta sitä olis mukava käyttää. Haluan, että kalenterissa näkyy kuukaudet "syvennyksinä" sen ollessa suljettuna, jotta oikea kuukausi on helppo löytää. Toisekseen tarvitsen joka kuukauden alkuun selkeän yhden sivun kuukausinäkymän (joka itse asiassa toimisi paremmin kuukauden lopussa oikeanpuoleisella sivulla, mutta sellaisia kalentereita ei saa). Kolmanneksi tarvitse kokonaisen sivun per päivä, ja sivulla täytyy olla päivän alkaessa runsaasti tilaa, jotta voin raapustella sinne pilvenhattaroita, muistiinpanoja, aikatauluja ja muuta. Ahdistaa, jos sivu on täynnä jo ennen päivän alkamista enkä saa päivän kulkua prosessoitua piirtelemällä kalenteriin omiani.

3. Gmail.

Niin paljon kuin tietoturvattomuutta inhoankin, on Gmail ihan ässä tehtävänhallinnassa. Mulla on siellä kansioita eri asioille, esim. opetus, keikat, tehtävälista, vaihe 2 (eli tehtävälista mutta vähemmän akuutti), ostetut, kaverit, perhe juttelee jne. Gmailin haku saa multa arvostelussa viisi sydäntä, ihana kuin tämä Macin haku konsanaan. Kansioita ei siis tarvittaisi asioiden löytämiseksi, ne on vain siksi ettei omat aivot menis ihan sekaisin. (Macilla ei voi yhtä luontevasti heitellä tekstitiedostoja eri otsikoiden alle säilöön niin olen luopunut järjestely-yrityksistä ja tallennan kaiken mahdollisen samaan valtavaan dokumenttikansioon.) Joskus kirjoitan itselleni sähköpostilla jonkin tehtävän, esim. otsikko "Kirjoita", teksti "Sähköposti J:lle" ja sen jälkeen siirrän sen Tehtävälista-kansioon. Tiedän, että Gmailissa on joku erillinen tehtävälistakin, pitäisi varmaan opetella käyttämään sitä...

4. Avaintavat.

a) Kalenterin muistiinpanot pitää purkaa kännykälle ja tietokoneelle, muuten hukkuu lippulappuihin ja sotkuun.

b) Toinen tapa myös kannattaa opetella: käydä kerran päivässä läpi mitä akuutteja tehtäviä seuraavana päivänä on ehdottomasti tehtävä, jotteivät jää rästiin vuorokautta pidemmäksi aikaa.

c) Kolmas tapa on kerätä ideat lennosta kiinni. Mikään bullet journal tai kalenteri ei ole riittävän pieni tähän. Mukana ois hyvä olla pikkiriikkinen vihko, joka menee helposti taskuun kynän kanssa. Ihanaa ois kun olis joku vihko jonka vois kiinnittää ranteeseen kuin rannekellon… (Mistä näitä ideoita tulee…?) No, oikeastihan tähän on nykyelämässä kätevin tuo kännykkä. Kun vaan osais pitää siellä sen tasan yhden muistilapputiedoston per päivä, ja tyhjentää ja päivittää sitä joka ikinen ilta!

Tämä neljäs kohta nyt ontuu pahiten. Siihen ehkä kiteytyy… noh, kaikki. Tietysti on myös tehtäviä, jotka kasautuvat siksi, että niitä on ikävä hoitaa. Paljon auttaisi, jos osaisin nuo mainitsemani kolme tapaa. Kaappaus, purku, seuraava päivä. Kaappaus, purku, seuraava päivä. Ja niin edelleen. Uskon, että tällä yhdistelmällä saisin rotia elämään.

Voitteko auttaa mua tässä? Voisko joku kiltti pliis kysyä multa kommenttiboksissa joka päivä, olenko tehnyt tämän ainoa läksyn, noudattanut kohtaa neljä?!